Extended Inter Company är en Microsoft Dynamics 365 Business Central-app som ger förbättrat systemstöd för koncerninterna flöden
Baserat på order från dina slutkunder skapas försäljningsorder i ditt operativa företag och om ordern ska skickas från ett lager som också är ett företag inom ert intercompany flöde så skapas försäljningsordern även i lagerföretaget. Ordern skickas sedan direkt till slutkund från lagerföretaget och uppdateras som skickad även i det operativa förtaget, som då kan fakturera slutkunden.
Masterdata funktionalitet är inkluderad och är en förutsättning för att uppdatera och dela relaterad data mellan bolagen så som artiklar, prislistor och andra register med data. Med masterdata funktionaliteten blir det enkelt att ha alla bolagens uppsättningar med data i synk för att sedan kunna köra BRC Extended IC flödet.
Nyckelfunktioner i BRC Extended IC
- Försäljningsorder skapas och släpps automatiskt både i det operativa företaget samt i lagerföretaget
- Leverans i lagerföretaget triggar leverans och faktura i det operativa företaget
- Försäljningsreturorder skapas automatiskt och släpps i lagerföretaget om den först skapas i det operativa företag
- Varor som först anländer till lagret kan automatiskt skapas som en försäljningsreturorder i lagerföretaget
Fördelar BRC Extended IC
- Snabbt och förenklat sätt att göra inställningar i Business Central
- Hantera automatiskt stora volymer transaktioner
Tillgänglighet
Appen stöder Essentials och Premium Edition av Microsoft Dynamics 365 Business Central
Länder som stöds: Sverige, Norge och Danmark Språk som stöds: Denna app är tillgänglig på svenska
Flödes kartor
Standardflöde IC i Business Central
Standardflödet för IC i Business Central (BC) är att en Inköpsorder skapar en Försäljningsorder i mottagande bolag. Nästa steget är leverans men det genererar inte automatiskt en inleverans. Säljande bolag skapar en Försäljningsfaktura som skapar en Inköpsfaktura i mottagande bolag.
Standardflödet kräver en inköpsorder som får inleverans som senare matchas mot en inköpsfaktura. Detta flöde passar vid inköp till lager.
Flödeskarta BRC Extended IC
I flöde för BRC Extended IC har vi förenklat delar i IC flödet när det är en försäljning som triggar leverans från annat bolag.
Försäljningsorder läggs i säljande bolag mot slutkund och om det väljs i ordern att leverans ska gå mot ett ”lagerställe” som knutet till ett annat bolag så skapas en försäljningsorder upp i det levererande bolaget med information om leveransadress. När det levererande bolaget utlevererar order till slutkund uppdateras även ordern i det säljande bolaget som utlevererad och kan då också fakturera slutkund. Vid fakturering mellan bolag är det vanligt att vid många transaktioner samlingsfakturera och då används den vanliga samlingsfaktureringen. När försäljningsfakturan skapas så skapas det även en inköpsfaktura i säljande bolag. När inköpsfakturan bokförs skapas inleveranser upp med automatik vilket gör att lagersaldona fylls på.
Flöde IC
Försäljningsorder – Säljande bolag
För att en Försäljningsorder ska skickas via IC krävs att order registreras med det Lagerställe, i både huvud och rader, som används för Lagerbolaget där även den Leverantör som motsvarar Lagerbolaget har samma Lagerställe och artiklarna på orderraderna har samma Leverantörsnr.
När ordern Släpps sätts status till Sent via Ext IC. Order skickas automatiskt om det är inställt att automatiskt skicka. Samtidig skapas en transaktion i Intercompany Activity Log och en koncernintern utkorgs transaktion skapas som är hanterad eller öppen.
Ändringar i order
Inga ändringar ska göras i Lagerbolaget. Gå istället via sidopanelen och klicka på länk till att öppna order i Säljande bolag. När order Öppnas igen ändras texten till grönt gällande status. Gör ändringar och Släpp.
Försäljningsorder – Lagerbolag
Försäljningsorder skapas och Släpps automatiskt och får status Received via Ext. IC I sidopanelen finns en länk till original order och om du klickar på den öppnas en ny flik i din webbläsare med order i Säljande bolag. Behöver en Försäljningsorder ändras så görs det i Säljande bolag som automatiskt uppdaterar i Lagerbolaget.
Lagerställe sätts enligt inställt på kundkort i Lagerbolag likaså Samlingsfakturering. Prissätting mellan bolagen sätts enligt Sales Price Method i Koncernintern partner i Säljande bolag.
Utleverans – Lagerbolag
Utleverans i Lagerbolaget triggar utleverans/faktura i Säljande bolag om inställning Sales Post Request är Shipment/Receipt eller Invoice/Cr.Memo i Koncernintern Partner i Säljande bolag.
I Säljande bolag finns en inställning Ignore Incoming Purch. Orders. Om vald så hoppar den över att skapa Inköpsorder med inleverans vilket gör att även kan hoppa Hämta inleverans på Inköpsfakturor.
Utleverans och faktura – Säljande bolag
Utlevererat antal uppdateras omSales Post Request är Shipment/Receipt eller Invoice/Cr.Memo.
Fakturerat antal uppdateras om Sales Post Request är Invoice/Cr.Memo.
För att också utleverera och fakturera Tjänsteartiklar måste Auto-Ship Service Items vara valt.
Fakturering – Lagerbolag
Fakturera enligt standardrutiner i BC. Har Samlingsfakturering valts på Kundkort välj Samlingsfakturering. Ange Bokföringsdatum och Dokumentdatum. Sätt filter på Förs.kundnr. I början hoppa över Bokför fakturor för att kunna granska och justera vid behov.
I Försäljningsfakturor hittar du de skapade försäljningsfakturorna. Granska, ev. justera och Bokför.
Inköpsfaktura – Säljande bolag
När en Försäljningsfaktura bokförs i Lagerbolaget skapas också dokumentet i Inköpsfakturor i Säljande bolaget. I Säljande bolag finns en inställning Ignore Incoming Purch. Orders. Om vald så hoppar den över att skapa Inköpsorder med inleverans vilket gör att du slipper Hämta inleverans på Inköpsfakturor. Gör din vanliga rutiner såsom granska, ev. skicka på attest och Bokför.
Flöde Returer vid start i Säljande bolag
Ställs in på samma sätt som en vid försäljningsorder.
Försäljningsreturorder i Säljande bolag
I Förs.returorder använd Åtgärder – Funktion – Kopiera dokument för att kopiera Bokförd försäljningsfaktura. Bocka i Ta med huvud men inte Beräkna om rader.
Gör ändringar och Släpp. Status sätts till Sent via Ext. IC. Returorder skickas automatiskt om det är inställt. Samtidigt skapas transaktion i Intercompany Activity Log och koncernintern utkorgs transaktion skapas som är hanterad eller ”öppen”.
Försäljningsreturorder i Lagerbolaget
Förs.returorder skapas och Släpps automatiskt och får status Received via IC Ext. IC. I sidopanelen finns en länk till original order och om du klickar på den öppnas en ny flik i din webbläsare med order i Säljande bolag. Behöver en Försäljningsreturorder ändras så görs det i Säljande bolag som automatiskt uppdaterar i Lagerbolaget.
Lagerställe sätts enligt inställt på kundkort i Lagerbolag likaså Samlingsfakturering. Prissättning mellan bolagen sätts enligt Sales Price Method i Koncernintern partner i Säljande bolag.
Inleverans – Lagerbolag
Inleverans i Lagerbolaget triggar inleverans/kreditfaktura i Säljande bolag om inställning Sales Post Request är Shipment/Receipt eller Invoice/Cr.Memo i Koncernintern Partner i Säljande bolag.
I Säljande bolag finns en inställning Ignore Incoming Purch. Orders. Om vald så hoppar den över att skapa Inköpsreturorder med utleverans vilket gör att även kan hoppa Hämta returutleveransrader på Inköpskreditnotor.
Inleverans och kredit – Säljande bolag
Inlevererat returantal uppdateras omSales Post Request är Shipment/Receipt eller Invoice/Cr.Memo.
Fakturerat antal uppdateras om Sales Post Request är Invoice/Cr.Memo.
För att också inleverera och fakturera Tjänsteartiklar måste Auto-Ship Service Items vara valt.
Fakturering – Lagerbolag
Fakturera enligt standardrutiner i BC. Har Samlingsfakturering valts på Kundkort välj Samlingsreturnering. Ange Bokföringsdatum och Dokumentdatum. Sätt filter på Förs.kundnr. I början hoppa över Bokför fakturor för att kunna granska och justera vid behov.
I Försäljningskreditnotor hittar du de skapade försäljningskreditarna. Granska, ev. justera och Bokför.
Inköpskredit – Säljande bolag
När en Försäljningskreditnota bokförs i Lagerbolaget skapas också dokumentet i Inköpskreditnotor i Säljande bolaget.
I Säljande bolag finns en inställning Ignore Incoming Purch. Orders. Om vald så hoppar den över att skapa Inköpsreturorder med inleverans vilket gör att även kan hoppa Hämta returutleveransrader på Inköpskreditnotor.
Flöde Retur vid start från WMS
Krävs inga inställningar utan går via Business Central standardfunktion för IC.
Logistics skapar upp Försäljningsreturorder
En retur kan börja med varorna kommer till lagret. WMS-systemet registrerar returen som kommer in via BRC Logistics som är en integration mellan WMS och Business Central. Krav att BRC Logistics är inställt för returer. Logistics skapar upp Förs.returorder baserat på att leta upp raderna i Bokförda försäljningsfaktura vilket kan vara en samlingsfaktura samt lägger till värden i fälten Ursprungsordernr vid retur och Original ordernumret för returordern. Returen blir direkt inlevererad.
Justera och bokför kredit- Lagerbolag
I Förs.returorder kan justering göras t ex om tillägg såsom lägga till returavgift etc. Därefter ska försäljningsordern bokföras. Välj Bokföring – Bokför om ordern ska faktureras manuellt annars kan kreditering göras vi Samlingsreturnering som skapar kredit på inlevererade försäljningsreturorder.
När krediten bokförs triggas IC-flödet. En inköpskredit skapas i säljande bolag och samtidigt skapas en försäljningskredit mot slutkund.
Inköpskredit – Säljande bolag
När en Försäljningskreditnota bokförs i Lagerbolaget skapas också dokumentet i Inköpskreditnotor i Säljande bolaget. Detta dokument ska ev. godkännas för att sedan bokföras.
I Säljande bolag finns en inställning Ignore Incoming Purch. Orders. Om vald så hoppar den över att skapa Inköpsreturorder med inleverans vilket gör att även kan hoppa Hämta returutleveransrader på Inköpskreditnotor.
Försäljningskredit – Säljande bolag
När en Försäljningskreditnota bokförs i Lagerbolaget skapas också dokumentet i Försäljningskreditnotor i Säljande bolaget. Gör ev. justeringar såsom returavgift etc. Avsluta med Bokföring – Bokför för att skapa upp Bokförda försäljningskreditnotor.
Flöde Masterdata
När uppsättning för masterdata görs skickas vald data över mellan bolag. Fortsättningsvis uppdateras masterdata endast vid nya poster såsom nya artiklar eller ändringar på befintliga.
Vanliga register/tabeller som uppdateras via masterdata är artiklar, prislistor men kan även vara andra tabeller.
Bevaka och felsökning
Bevaka ut- och inkorgar
Det går att skicka koncerninterna transaktioner manuellt. Om det görs finns risk att det görs dubbelt därav kan det vara bra att undersöka om transaktion redan skickats eller kommit in innan du försöker få igenom den.
I det bolag som skickar transaktion så hamnar det i Koncerninterna utkorgstransaktioner om transaktionen inte kunna skickas men om de skickats i Hanterade koncerninterna utkorgstransaktioner. Börja först att kontrollera om transaktion skickats.
Motsvarande sker i det bolag som tar emot transaktion. Om transaktion inte kunnat tas emot fastnar de i Koncerninterna inkorgstransaktioner om de inte kunna skickas men om de tagits emot i Hanterade koncerninterna inkorgstransaktioner. Har de fastnat i Koncerninterna inkorgstransaktioner ändra rad till Acceptera och försök att bokföra med Funktioner – Slutför radåtgärder så får du ev. ett felmeddelande. Du kan också välja Inkorgstansaktion – Detaljer för att kontrollera och ev. rätta.
I Hanterade koncerninterna inkorgstransaktioner i Säljande bolag finns en inställning Ignore Incoming Purch. Orders. Om vald så hoppar den över att skapa Inköpsorder/-returorder men transaktion Inköpsdokument skapas med status Annullerad.
Felmeddelande vid utleverans i Lagerbolag
Om får felmeddelande “Transaktion XXX för Konc.int.partnerkod XXX finns redan i tabellen Hanterad konc.int. inkorgtrans.” så kan du se att den hänvisar till annat nummer. När den nya ordern ska levereras så skapas en ny post med radåtgärd Skicka till konc. intern partner men samtidigt försöker systemet Acceptera alla poster som har radåtgärd Skicka till konc. intern partner. Detta sker i bakgrunden när man trycker på Bokför och Leverera på ordern.
Försök åtgärda transaktion i felmeddelande. Under tiden kan Ingen åtgärd sättas. Då hoppar systemet över denna raden så övriga transaktioner kan accepteras och skickas till nästa bolag.
Annullerad i Koncernintern inkorg
Om post kommer in med status Annullerad i den Hanterade koncerninterna inkorgstransaktioner kontrollera i Redovisningsinställningar att datumet är i tillåten period.
Bra att veta
Tillåt bokföring
I Redovisningsinställningar se till att Tillåt bokföring aktuella datum annars kommer inte bokföring av transaktioner ske och du behöver fixa det via koncern interna inkorgen.
Saknas konton eller dimensioner
När Lagerbolaget triggar bokföring i Säljande bolaget såsom leverans eller faktura så behöver inställning av konton och dimensioner vara korrekt/komplett så att transaktionen kan bokföras. I Koncerninterna inkorgstransaktioner ändra rad till Acceptera och försök att bokföra med Funktioner – Slutför radåtgärder och om det fortfarande inte går att bokföra så får du ett felmeddelande av vad som saknas.
Masterdata
En artikel måste finnas i alla bolag före den används i IC-transaktioner annars kommer dokumenten över utan artikelnummer.
Rekommenderar samma artikelenhet.