Så här fungerar de vanligast rutinerna kring årsavslut i Business Central.
Flöde
Så förbereder du nytt räkenskapsår i Business Central
Sök Bokföringsperioder. I fönstret som öppnas kan du se de bokföringsperioder som redan skapats. För att skapa ett nytt räkenskapsår välj Process – Upprätta år… Startdatum för nytt år är förvald, ange om räkenskapsåret ska vara 12 perioder med 1 månad som intervall.
Har det blivit fel månad som är markerad som Nytt räkenskapsår (januari vid kalenderår) så går det ändra i listan manuellt så länge perioden inte är stängd.
Förbered årsnummerserier
Sök Nr-serier. Kontrollera om det finns nummerserier som börjar på ny nummerserie vid nytt år (vanligast för bokföring) och om det är uppsatt för kommande året. Klicka på värdet i kolumn Startnr för att öppna för redigering. Ange Startdatum, Startdatum, Slutnr och ev. Varningsnr.
Stänga period för bokföring
För att förhindra bokföring i perioder som ska stämmas av spärras datum för bokföring. Det görs både generellt och för enskilda användare.
I fönstret Redovisningsinställningar anges datumintervall för period som är tillåten för bokföring. Denna inställning gäller för alla användare som inte har ett eget datumintervall samt används för batchjobbet Justera kostnader – artikeltransaktioner (om datum för försäljning är stängd för bokföring så sker justering av KSV på första tillåtna datum).
Öppna Användarinställningar och ge de användare som behöver kunna bokföra även i tidigare period som t ex ekonomipersonal i samband med månads-/årsskifte. Välj in personens Användar-ID och ange både Tillåt bokföring fr.o.m. och Tillåt bokföring t.o.m. De inställningar som görs i detta fönster styr över det som angetts i fönstret Redovisningsinställningar men lämnas det blankt så trillar det tillbaka på datum under Redovisningsinställningar.
Avsluta räkenskapsår
När ett räkenskapsår är slut måste du avsluta perioderna som året omfattar innan du kan köra Avslut av resultatkonton för perioden. Öppna fönstret Bokföringsperioder. För att avsluta ett räkenskapsår, klicka på Avsluta år. Om flera räkenskapsår är öppna antar programmet att det är det första året (i tid) som ska avslutas. Ett meddelande visas automatiskt och anger vilket år som kommer att avslutas. Du informeras också om vad detta medför vilket betyder att du låser längden på räkenskapsåret men du kan fortfarande bokföra i året.
Räkenskapsåret har avslutats och fälten Avslutat och Låst datum markeras automatiskt för samtliga perioder i året. Räkenskapsåret kan inte öppnas igen och man kan inte heller ta bort markeringen i fälten Avslutat eller Låst datum.
Observera – Avsluta ett räkenskapsår går inte om nytt räkenskapsår saknas. Notera att det inte går ändra startdatumet för det följande räkenskapsåret när räkenskapsåret är avslutat. Även om ett räkenskapsår har avslutats kan du fortfarande bokföra redovisningstransaktioner på året.
Avsluta resultatkonton
Innan Avslut av resultatkonton kan köras måste Avsluta räkenskapsåret ha skett, se avsnittet före. Denna del bokför om resultat till valt resultatkonto (t ex 2099) och kan köras flera gånger. Rekommenderar att efter alla bokslutsjustering är gjord boka om resultatet via en Redovisningsjournal (exempelvis på 8999 samt 2099) pga. den dag du vill koppla på ett BI-verktyg så är du redo då den inte vet hur S-datum ska tolkas och köra om detta delen. Rekommenderar att första gången du kör detta jobbet är innan avstämning av första perioden på nästa räkenskapsår för att få rätt ackumulerade siffror på resultatkontona för nästa räkenskapsår. Du kan köra det flera gånger om gjort bokslutsjusteringar löpande men åtminstone efter du gjort de sista.
Börja med att se till att du har en Redovisningsjournal som är tom i vilken verifikationen mellanlanda innan den bokförs, t ex namnge den CLOSE med beskrivning Avslut av resultatkonton och utan Nr-serie.
Sök Avslut av resultatkonton. Räkenskapsåret slutdatum fylls i automatiskt med sista avslutade räkenskapsåret (ändra datum om det görs för tidigare period). Ange Redovisningsjournalmall i vilken transaktionerna ska placeras i (vanligtvis GENERAL eller ALLMÄN), ange din Redovisningsjournal som du redan har kollat är tom, ange Dokumentnr (=verifikatnr) om Redovisningsjournal saknar nr-serie, ange redovisningskonto för Balanserad vinst eller förlust (vanligast 2099 Årets resultat) välj in de Dimensioner som resultat ska avslutas för genom klicka på tre punkter och bocka i aktuella dimensioner.
Affärsenhetskod används endast i konsolideringsbolag där varje företag läggs upp som en affärsenhet i det konsoliderade bolaget.
När du klickar OK så skapas transaktionerna i den redovisningsjournal du valde. Öppna din Redovisningsjournal t ex CLOSE. Datum på transaktionerna för avslut av resultatkonton är t.ex. S21-12-31 där S betyder att de inte ska påverka utgående saldo för det gamla året, utan endast ingående på det nya året. Det är endast konton som är märkta som resultatkontona som avslutas och differens bokas upp mot valt konto t ex 2099. Granska journalen och avsluta med Bokför.
Om annat balanskonto kommer med som inte valts för att boka upp vinst mot. Gå in i kontoplan och öppna aktuellt konto och ändra Resultat/Saldo till Balansräkning. Töm journalen och kör om Avslut av resultatkonton.
Felsökning
Felmeddelande vid bokföring av redovisningsjournal
Får du följande felmeddelande när du försöker bokföra din redovisningsjournal. Rekommenderar jag att du tillfälligt öppna upp datumet för bokföring under Användarinställning för dig personligen, bokför och stänger period igen.
Resultatrapporten visar fel ackumulerade värden
Om resultatrapporten visar fel ackumulerade värden så brukar det bero på att ett tidigare räkenskapsår inte avslutats korrekt. Se avsnitt Avsluta resultatkonton och kör om för året före som felet uppstått och åren efter. Blir redovisningsjournalen tom när ni kör jobbet så var det inget fel i året men kommer det transaktioner så betyder det att det glömts köra om jobbet för det året efter nya bokslutsjusteringar gjorts.
Bra att veta
Tänk på att inte göra bokslutsjusteringar på konton som är kopplade mot listor där saldo på konto ska stämma med listan t ex 1510 Kundreskontra, 2440 Leverantörsreskontra, 1410 Lager, 12xx Anläggningsregister etc. Dessa konton bör också sakna bock i fält Direktbokföring för kontot så att det stoppar om försöker göra manuell bokning mot kontot. Rekommenderar istället att istället använda separata konton såsom 1495 för lagerinkurans, 1519 Värdereglering kundfordringar etc.